POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MEMBRESÍA VIP CLUB 

 

OBJETO

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013, el presente documento consagra la Política de Tratamiento de los Datos personales respecto de los cuales MEMBRESÍA VIP CLUB SAS decide sobre su tratamiento.
El propósito principal de esta Política de Tratamiento es poner en conocimiento de las personas naturales titulares de los datos personales tratados por Membresía VIP Club SAS, los derechos que les asisten, los procedimientos para hacerlos efectivos, así como la finalidad con la cual serán tratados sus datos en caso de otorgar la autorización expresa, previa e informada.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta Política aplica para los datos personales que son utilizados y/o se encuentre en las bases de datos de MEMBRESÍA VIP CLUB SAS, por lo cual se invita a todos los titulares de dicha información que, debido a un vínculolaboral, comercial, o de asociación con MEMBRESÍA VIP CLUB SAS, o incluso sin existir algún tipo de vinculación, han suministrado uno o varios datos personales a esta sociedad, con el fin de que consulten el contenido de esta Política.

MEMBRESÍA VIP CLUB SAS se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, exigiendo así mismo al Encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales.

DEFINICIONES

Las siguientes definiciones son indispensables para la comprensión de este documento, y por ende para el adecuado ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales. La definición que aquí se ofrece respecto a cada término es una definición legal, que proviene directamente del marco normativo vigente que regula la protección de los datos personales:

Habeas Data: Es el derecho que tiene todo titular de la información, entendido como persona natural, de conocer, actualizar, rectificar o solicitar, ante quienes manejan bases de datos, la supresión de su información personal. El habeas data confiere una serie de facultades al individuo para que, en ejercicio de la cláusula general de libertad, pueda controlar la información que de sí mismo ha sido recopilada por una central de información. En este sentido este derecho fundamental está dirigido a preservar los intereses del titular de la información ante el potencial abuso del poder informático.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. (Dato público, dato semi-privado, dato privado y dato sensible).

Dato personal público: Son aquellos datos personales que las normas y la Constitución no han determinado como datos semiprivados o privados, o que se encuentran en registros o fuentes públicas de información como gacetas oficiales, registros públicos, entre otros, y para cuya recolección y tratamiento no es necesaria la autorización del titular de la información. Son datos públicos, entre otros, el nombre, número de identificación, los datos de contacto profesional o laboral.

Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o un sector de la sociedad. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio).

Dato personal privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. (Ej. Datos de contacto personal, nivel de escolaridad)

Dato personal sensible: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. No puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente (Ej. Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, datos relativos a salud, entre otros.)

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que, por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que, por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que se ejecuten los sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular de los datos personales, mediante el cual se le informa acerca de la existencia de políticas de tratamiento de información, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Finalidad: La finalidad corresponde a los fines exclusivos para los cuales fue entrega la información titular por el titular. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada. Cualquier utilización para propósitos distintos deberá ser autorizada en forma expresa por el Titular.

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Para los efectos de esta Política se tendrá como Responsable del Tratamiento a MEMBRESÍA VIP CLUB SAS (en adelante VIP CLUB), sociedad constituida bajo las leyes colombianas, con NIT: 900983689 - 6, con domicilio en la ciudad de Bogotá en la Calle 8 No. 72 C - 29 OF 310, y teléfono de contacto +57(1)3000739

PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, VIP CLUB aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios consagrados en la normatividad vigente en Colombia, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales se sujeta a los límites que se deriva de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.

Principio de confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de su naturaleza. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

Principio de Finalidad: El tratamiento de datos será legítimo y la información se destinará a realizar los fines exclusivos para los cuales fue entregada por el Titular. Por ello, se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada, y, por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que está sujeta a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos y/o divulgados sin previa autorización.

Principio de seguridad: Los datos personales serán manejados con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales VIP CLUB garantizará al Titular su derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de veracidad o calidad: VIP CLUB garantiza que la información es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La veracidad y la calidad de los datos personales serán garantizadas por cada uno de los titulares de éstas, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad la cooperativa frente a su calidad.

POLÍTICA DE COOKIES

Las cookies son pequeños archivos que instalan en el equipo del usuario a petición de la página web y se utilizan para que el servicio web al que está accediendo realice determinadas funciones.

Este servicio web utiliza cookies propias y de terceros para el mantenimiento de la sesión del usuario que accede al servicio (cookies técnicas), para personalizar las opciones que el usuario haya elegido; (cookies de personalización), para realizar un análisis estadístico del uso de este servicio web; (cookies de análisis) y cookies de redes sociales.

A continuación, vamos a proceder a explicar las cookies que se utilizan en este servicio web, cuál es su uso, la finalidad que tienen y las posibles consecuencias que puede tener si se deshabilitan las mismas:

Las Cookies técnicas: se utilizan para el mantenimiento de la sesión del usuario que accede a este servicio web y tienen especial utilidad en el mantenimiento de la sesión en las zonas de acceso restringido a las que se accede mediante usuario previamente autenticado. Por tanto, para que el servicio web funcione correctamente es necesario tener habilitado en el navegador el que se puedan instalar cookies. Por este motivo, si tiene deshabilitado que el navegador pueda instalar cookies, este servicio web no funcionará correctamente. Una vez que el usuario finalice su sesión, la cookie de sesión dejará de tener utilidad y se borrará.

Las Cookies de personalización: se utilizan para que el navegador pueda recordar sus preferencias (como por ejemplo, que ya ha pulsado un determinado aviso, el idioma de navegación elegido, opciones preferidas, etc…) esta cookie se almacena en su equipo y no le identifica como usuario del servicio web; por tanto, si accede desde otro equipo terminal, al no tener instalada esta cookie no conocerá sus preferencias. Si tiene deshabilitada la instalación de cookies, no se guardarán en su equipo terminal sus preferencias en el servicio web, y por tanto cada vez que acceda al servicio deberá elegirlas nuevamente.

Cookies de análisis: Se utilizan para medir y analizar la navegación de los usuarios en este servicio web y de esta forma poder estudiar y mejorar la oferta de productos o servicios que se ofrecen. A través de la cookie analítica no se obtiene información personal del usuario, la información que se obtiene es la relativa al número de usuarios que acceden a la web, el número de páginas visitadas, la frecuencia y repetición de las visitas, su duración, el navegador que se utiliza, el operador que presta el servicio, el idioma de navegación el terminal que se utiliza y/o la ciudad a la que está asignada la dirección IP del equipo terminal. Para realizar el servicio analítico, esta página web utiliza Google Analytics, un servicio de analítica web desarrollada por Google, que presta un servicio de medición y análisis de la navegación en nuestra página web. Más información sobre Google Analytics en: http://www.google.com/intl/es/policies/privacy/. En el caso se inhabilite este tipo de cookies, la página no realizará análisis estadístico, pero funcionará igualmente.

Cookies de redes sociales: Son cookies de terceros y se utilizan para que el usuario pueda interactuar con las distintas redes sociales a las que se hace referencia en esta página web (Facebook, Twitter, Google map, etc…). Las condiciones de utilización de estas cookies y la información que se recoge están reguladas por las políticas de privacidad y de cookies de cada red social. Si tiene deshabilitada la instalación de cookies, no podrá interactuar con las distintas redes sociales, pero la información pública del servicio web se le mostrará igualmente.

Le informamos que, en ninguna de las cookies propias utilizadas, se almacena información que permita identificar al usuario, tal como nombres, apellidos, dirección de correo electrónico o postal, etc., ni se utilizan las mismas para obtener o acceder a información del usuario.

Además, los usuarios que no quieran que se instalen cookies en su ordenador (que en este caso concreto hará que determinados servicios no funcionen correctamente) o que deseen ser informados cuándo una cookie se va a instalar en su equipo, podrán configurar su navegador para que funcione de esa forma. También se informa que los usuarios podrán borrar todas las cookies generadas en su equipo en cualquier momento.

TRATAMIENTO SOBRE LOS DATOS PERSONALES

El tratamiento de los datos personales de los titulares por parte de VIP CLUB implica la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación yen general la ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con las finalidades señaladas en esta Política y para las cuales ha recibido autorización.

VIP CLUB no trata usualmente datos de menores de edad, pero en caso de hacerlo tendrá en cuenta los lineamientos que a continuación se establecen. Así mismo en el tratamiento de datos sensibles, VIP CLUB tendrá encuenta las siguientes disposiciones:

Tratamiento de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes. El tratamiento de datos personales que no sean de naturaleza pública de niños, niñas y/o adolescentes cumplirá con los siguientes parámetros y requisi-tos:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Que se valore la opinión del menor cuando éste cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
d) Que exista autorización para el tratamiento de los datos por parte del representante o tutor del niño, niña o adolescente.

Tratamiento de datos sensibles: Cuando en desarrollo de sus procesos VIP CLUB requiera tratar datos sensibles, aplicará las limitaciones legales correspondientes al tratamiento de dichos datos, por lo cual se asegurará que:

a) El Titular haya dado su autorización explícita para dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización,
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en cuyo caso los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a tercerossin la autorización del titular,
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, o
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

 

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

VIP CLUB tratará los datos personales para las siguientes finalidades y según la calidad del titular:
 

Aplicantes a vacantes: los datos personales serán tratados con el fin de adelantar, directamente o a través de un Encargado del Tratamiento, análisis de perfil y seguridad de los titulares, revisión de antecedentes, verificación de datos, práctica de entrevistas y pruebas, así como todas las demás actividades propias del proceso de selección.
 

Empleados y contratistas: dependiendo del tipo de vínculo contractual, los datos personales de los titulares serán tratados para la formalización de la vinculación a VIP; la gestión contable, administrativa y financiera del pago correspondiente; la gestión del objeto del contrato y su terminación y liquidación; realizar jornadas de capacitación; diseñar planes de bienestar; diseñar e implementar un programa de salud ocupacional y desarrollar las actividades que hagan parte de éste; facilitar la atención en caso de emergencia y contactar a un familiar; tramitar afiliaciones al sistema de seguridad social, cajas de compensación y las demás que sean necesarias en virtud del tipo de vinculación; utilizarlo en el curso de una conciliación o proceso judicial con el titular; cumplir con las obligaciones legales y reglamentarias exigibles VIP CLUB; elaborar estadísticas e informes internos y con destino a las autoridades cuando éstas lo requieran; controlar el ingreso a determinadas áreas de las oficinas de VIP CLUB mediante el reconocimiento de datos dactiloscópicos; realizar auditoría de control y calidad sobre la gestión adelantada por el titular en el desarrollo de las funciones asignadas, especialmente la labor de mercadeo telefónico; verificar el cumplimiento de las funciones asignadas y en general del objeto contratado mediante llamadas telefónicas, y/o el envío de mensajes de texto y de WhatsApp; transmitirlos a los Encargados del Tratamiento para los fines indicados, y las demás finalidades para las cuales los titulares torguen su autorización.

 

Proveedores personas naturales: los datos serán tratados para ser contactados y/o contratados, verificar sus datos y experiencia, gestionar el adecuado cumplimiento del objeto contratado y de las obligaciones derivadas de éste, realizar la gestionar contable, financiera, administrativa y tributaria de los pagos correspondientes; la defensa judicial en caso de alguna diferencia; terminación y liquidación de la relación comercial, y en general para adelantar todas las actividades que sean necesarias en virtud de la relación comercial entre los titulares y VIP CLUB, así como las demás establecidas en las autorizaciones recibidas de los titulares. Los datos podrán ser transmitidos a los Encargados del Tratamiento para los fines indicados, y transferidos a terceros que requieran la prestación de un servicio o suministro de un bien por parte del proveedor.

Aliados comerciales: los datos personales serán tratados para gestionar la celebración de un acuerdo comercial y la ejecución de su objeto social, su terminación y la solución de controversias que puedan surgir como consecuencia de este; y tener un canal de comunicación permanente a través del cual se pueda hacer seguimiento al cumplimiento del acuerdo y tramitar los incidentes que puedan surgir durante su vigencia en relación con un cliente.

Clientes: Los datos de los clientes serán tratados para realizar labores de mercadeo telefónico y venta a distancia de la membresía de VIP CLUB; enviar los productos asociados a la membresía al lugar que el titular indique; enviar, a través de correo electrónico, mensaje de texto y de WhatsApp, información sobre la membresía, indicaciones y condiciones de uso, novedades en su cobertura, así como información promocional y comercial de los aliados comerciales; atender solicitudes, peticiones, quejas o reclamos; hacer uso de mecanismos alternativos de solución de conflictos o usarlos en el curso de un proceso judicial entre el titular y VIP CLUB; transmitirlos a los aliados comerciales para garantizar a los titulares el acceso a los beneficios de aquellos; generar estadísticas e informes internos sobre las relaciones comerciales; cumplir con las obligaciones legales y reglamentarias exigibles a VIP CLUB en virtud del desarrollo de su actividad comercial; elaborar y enviar los informes que sean requeridos por las autoridades de control; las demás para las cuales los titulares otorguen autorización; ser transmitida a los Encargados del Tratamiento, y transferida a la entidad resultante de una fusión, escisión, transformación, venta de activos o cualquier otra operación mercantil sobre VIP CLUB y/o sus activos.

Público en general: Los datos suministrados por titulares no identificados en las categorías anteriores serán tratados para el envío de información comercial y del objeto social de VIP CLUB, sus aliados comerciales; facilitar el uso de la página web y aplicación de VIP CLUB; así como para la atención de peticiones, quejas, reclamos y cualquier solicitud efectuada por el titular dependiendo el objeto de esta. La información capturada a través de las cámaras de circuito de vigilancia localizadas en las instalaciones de VIP CLUB, será tratada para mantener la seguridad de las personas y activos que se encuentren en las instalaciones correspondientes, y ser transmitida o transferida a las autoridades en el curso de una indagación o cuando éstas la requieran. Los Encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la Ley o contrato, harán el tratamiento exclusivamente para las finalidades mencionadas.

VIGENCIA DEL TRATAMIENTO

Salvo lo dispuesto en otros apartes de esta Política, el tratamiento de los datos personales tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades para las cuales la información fue recolectada, o elperiodo de vigencia que señale la ley, contrato, sentencia o esta Política según corresponda.

AUTORIZACIÓN

Cuando VIP CLUB requiera tratar información, solicitará la autorización del titular al momento de la recolección de los respectivos datos.

Esta autorización será ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante conducta inequívoca, y en ella se incluirán las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento. La autorización será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, no es necesario solicitar autorización en los siguientes casos:

a) Cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Cuando se trate de datos de naturaleza pública;
c) En casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Cuando el tratamiento de la información sea autorizado directamente por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Cuando se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

En todo caso, esta información será tratada de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y esta Política.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

En virtud de la ley, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VIP CLUB, en su calidad de Responsable del Tratamiento, y frente a los Encargados del Tratamiento. Los derechos de actualización y rectificación se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o eroguen).
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a VIP CLUB, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
c) Ser informado por VIP CLUB, o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, después de agotado el trámite de consulta o reclamo ante VIP CLUB.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el tratamiento el Responsable y/o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o a la Constitución. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el Responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas.

 

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el objeto de esta Política, los derechos del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal, jurisprudencial o contractual que faculte a VIP CLUB para continuar con el tratamiento).

El titular puede ejercer sus derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al correo electrónico membresiavipclub@gmail.com, o personalmente en la Calle 8 No 72C – 29, oficina 310 donde deberá diligenciar y entregar el formato “Ejercicio del derecho de habeas data” que le sea suministrado allí mismo.
 

Procedimiento de Consulta

Los titulares podrán formular una consulta, a través de los canales previamente indicados, cuando deseen acceder o consultar su información personal que reposa en las bases de datos de VIP CLUB, para lo cual deberán adjuntar copia del documento de identidad. Si quien formula la consulta es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar copia de su documento de identidad y el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder).

La consulta, presentada de acuerdo con lo indicado en precedencia, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento de Reclamo

Los titulares podrán presentar, a los canales de atención previamente indicados, un reclamo cuando consideren que la información contenida en una base de datos de VIP CLUB debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o el Decreto 1377 de 2013.

El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, y deberá ir acompañado por la copia del documento de identificación, y si quien formula el reclamo es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar también el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder). Adicionalmente, el reclamo deberá ir acompañado por los demás documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo dedos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que elreclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término,el interesado será informado de los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, lo cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Área encargada de atender las consultas y reclamos

El área que asume el rol de Oficial de Protección de Datos Personales, y que se encargara de dar trámite y atender las consultas y reclamos es la Gerencia de VIP CLUB, a través de los canales de atención informados en esta política. Lo anterior no excluye que, por el tratamiento que se realiza sobre los datos de los titulares, otras áreas de VIP CLUB puedan intervenir en el proceso de respuesta de las consultas y reclamos.

MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS

La información tratada por parte VIP CLUB estará sujeta a medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se pública el [...] de abril de 2018, sin embargo es aplicable a los datos recolectados y tratados desde la expedición del Decreto 1377 de 2013.